In diesem Post findest du drei Tipps für das Bearbeiten deiner To Do´s. Wie strukturierst, planst und arbeitest deine Aufgaben ab. Ich bin durch diese Tipps produktiver geworden. Außerdem habe ich auch Zeit für kurze Pausen und hetze nicht von einer Aufgabe zur nächsten und fühle mich unter Zeitdruck. Folgende Tipps haben mir weitergeholfen:
 |
| Eigenes Bild |
1. Verschaffe dir einen Überblick
Überlege dir, welche Aufgaben zu erledigen sind. Verschaffe dir einen Überblick und priorisiere was dringend und was weniger dringend zu erledigen ist. Mit diesen Fragen überlegst du dir in welcher Reihenfolge du die Aufgaben bearbeiten kannst:
- Wann muss was erledigt sein?
- Ist es möglich die Aufgaben nach Deadlines zu priorisieren?
- Welche Aufgaben nehmen wieviel Zeit in Anspruch?
Achte auch darauf, ob du die Aufgabe allein erledigen kannst
oder dafür noch andere Personen benötigst. Plane genügend Zeit ein, um andere
Personen zu informieren. Gehe nicht davon aus, dass der andere sofort dafür Zeit
einräumen kann. Nur indem du andere Beteiligte genügend informierst können
Vorbehalte abgebaut und Mitarbeit gefördert werden.
2. Bündele deine Aufgaben strukturiert
Überlege dir, welche Aufgaben vom Themengebiet auf deiner To Do Liste zusammen passen.
- Wie kann man diese miteinander verknüpfen?
- Wie kannst du diese bündeln?
Schreibe diese nach Kategorien zusammen. Vielleicht ist es
sinnvoll, die Aufgaben, welche zusammenpassen, auch gemeinsam zu bearbeiten. So
befindest du dich noch im Flow und kannst die Aufgaben mühelos ohne
Themenwechsel aneinanderreihend bearbeiten. Wenn du die Aufgaben bündelst
sparst du Zeit und arbeitest produktiver. Lassen sich die Aufgaben
beispielsweise örtlich oder mit einer bestimmten Software bearbeiten? So kannst
du, auch wenn du viele kleine Aufgaben hast, diese nacheinander bearbeiten.
3. Lege deine Zeitpuffer fest
Zeitpuffer sind da, um nicht unter Zeitdruck zu kommen, wenn deine Aufgabe
etwas länger als geplant andauern. Du kannst die Zeit auch nutzen, um kurz
durchzuatmen. Für den Fall, dass es etwas länger dauert oder Probleme gibt,
solltest du einen Zeitpuffer einplanen. Setze dir realistische Zeiträume beim
Planen von Aufgaben. Schätze ab wie lange du für eine Aufgabe benötigst. Dabei
kannst du bei Routineaufgaben auf deine Erfahrungswerte zurückgreifen. Bei
anderen Aufgaben solltest du großzügig planen. Lieber bist du früher fertig als
unter Zeitdruck zu kommen.
Mit Zeiträumen für deine Aufgaben und Zeitpuffer zwischen deinen Aufgaben kannst
du deinen Tag planen. Du kannst Zeitpuffer auch einplanen, damit sich dein
Terminplan nicht verzögert. Bei deinen Aufgaben hast du vielleicht Erfahrungswerte
wie lange diese Aufgabe dauert, weil es eine deiner Routineaufgaben ist. Wenn
nicht, schätze den Zeitraum lieber großzügig ein, damit du nicht unter
Zeitdruck kommst.
Diese drei Tipps sollen dir helfen deine To-Do´s besser zu planen, strukturieren und bearbeiten. Hier erhältst du weitere Tipps zur Erledigung deiner Aufgaben.